Co dalej?
Po zakończeniu projektu beneficjent ma przed sobą wiele zadań związanych z trwałością i kontynuacją. Należy bowiem zaznaczyć, że realizacja założonych w projekcie celów biznesowych jest jednym z celów projektu mimo, że zadanie to realizowane jest już po ustaniu wypłacania środków przez instytucje pośredniczącą.
Odpowiednie planowanie i przygotowanie działań na ten etap jest kluczowe dla utrzymania osiągniętych korzyści oraz uniknięcie problemów związanych z nakładaniem korekt finansowych, nawet kilka lat po zakończeniu projektu w obszarze przemysłu 4.0. Z części obowiązków zwolnione są projekty, które nie zakończyły się powodzeniem – tu jednak zajmiemy się tylko tymi, w których z sukcesem osiągnięto założone rezultaty. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze obowiązki Beneficjenta w okresie trwałości projektu, w tym analizę osiągniętych celów, rozliczenie finansowe, przechowywanie dokumentacji oraz kontynuację prac. Dodatkowo, przedstawimy możliwości dalszego rozwoju projektu i sposoby na jego rozszerzenie o kolejne innowacje.
Poniżej zebrano listę 11 zadań, które wymagają realizacji od momentu zakończeniu projektu do czasu ustania okresu trwałości projektu - najczęściej 5-letniego.
- Analiza stopnia osiągnięcia celów - Należy to zweryfikować jeszcze w ostatnich dniach, tygodniach i miesiącach trwania projektu. Tym szybciej im większe mamy wątpliwości co do prawidłowego osiągnięcia założonych rezultatów - dzięki temu, można wprowadzić jeszcze odpowiednie działania naprawcze skutkujące osiągnięciem celów. Wnikliwa analiza pozwoli na ocenę osiągniętych wyników i wskaże obszary, w których można poprawić procesy i wykorzystać doświadczenia zdobyte podczas projektu w pracach realizowanych już po ustaniu finansowania
- Rozliczenie finansowe 100% kosztów - Beneficjent jest zobowiązany do dokładnego rozliczenia finansowego projektu, aby zapewnić właściwe wykorzystanie przyznanych środków. Nie ma obowiązku wykorzystania wszystkich przyznanych w projekcie środków ale wszystkie wydatki muszą być poniesione i w pełni udokumentowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa oraz Zasadą Konkurencyjności. Rozliczenie powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w ramach projektu, a także kwoty uzyskane z innych źródeł finansowania - jeśli występują. Warto zaznaczyć, że nierzadko właściwie prowadzona dokumentacja jest równie ważna lub nawet ważniejsze niż osiągniecie poszczególnych efektów projektu
- Przygotowanie raportu końcowego - W celu zakończenia projektu beneficjent musi sporządzić raport końcowy, który powinien zawierać informacje na temat postępów projektu, osiągniętych celów, wyników, wniosków i rekomendacji. Raport ten powinien być przekazany do organu odpowiedzialnego za monitorowanie projektu. Na etapie oceny może pojawić się potrzeba dodatkowych uzupełnień lub wyjaśnień dla ekspertów oceniających. Ostatnia transza środków (min 10% wartości projektu) wypłacana jest Beneficjentowi dopiero po zatwierdzeniu tego raportu i przeprowadzeniu ostatecznej kontroli
- Kontrola i audyt projektu - dobrą praktyką jest przeprowadzenie wewnętrznej kontroli projektu, aby upewnić się, że wszelkie wymagania związane z realizacją projektu zostały spełnione i posiada się całą niezbędną dokumentację dotyczącą poniesionych wydatków. Na tym etapie zaleca się także przeprowadzenie audytu projektu przez niezależną firmę. Instytucja pośrednicząca zapewne dokona ponownej kontroli dokumentacji, przed wypłatą ostatniej transzy środków
- Przechowywanie dokumentacji - Beneficjent musi przechowywać wszystkie dokumenty związane z projektem, takie jak umowy, faktury, raporty czy dokumentacja prowadzonych postępowań. Dokumentacja ta powinna być łatwo dostępna dla organów odpowiedzialnych za monitorowanie projektu. Co ważne - w dalszym ciągu wymaga się przechowywania dokumentacji w wersji papierowej. Kontrole prowadzone są jednak często zdalnie więc warto posiadać również cyfrową wersję całego zbioru
- Kontynuacja prac - W toku prac nierzadko pojawiają się pomysły na rozszerzenie zakresu lub projekt już od samego początku zakłada szereg, niezbędnych do wykonania czynności mających na celu np. Wdrożenie wyników projektu lub wykonanie innych prac rutynowych. Beneficjent powinien wdrożyć strategię kontynuacji prac, która pozwoli na wykorzystanie osiągniętych wyników projektu w założonym czasie i osiągnięcie przewidywanych rezultatów biznesowych
- Wdrożenie wyników projektu - Beneficjent musi wdrożyć wyniki projektu w praktyce, aby zapewnić maksymalną wartość dla społeczeństwa i sektora biznesowego. Z jednej bowiem strony spełnia to biznesowy cel prowadzenia projektu - osiągnięcie korzyści finansowych. Z drugiej strony pozytywne wdrożenie wyników projektu jest informacją dla innych, potencjalnych Beneficjentów o pozytywnych skutkach działania mechanizmów dotacyjnych. Wdrożenie powinno odbyć się zgodnie z założeniami projektu lub w zmienionej, zgłoszonej i udokumentowanej, formie. Przede wszystkim jednak efekty wdrożenia powinny zostać zmierzone i uwiecznione w raporcie złożonych do instytucji finansującej projekt
- Monitorowanie wyników - Beneficjent powinien monitorować wyniki projektu, aby ocenić ich skuteczność i wykorzystać je do dalszego rozwoju biznesu. Monitorowaniu podlegać może wiele wskaźników projektu - mogą bowiem występować wskaźniki środowiskowe, organizacyjne lub inne. Kluczowe jest jednak, najczęściej wyrażone w pieniądzu, wskaźniki przychodowe lub oszczędnościowe. Należy je monitorować w całym okresie trwałości projektu a ew. Ryzyka zgłaszać w corocznych raportach
- Realizacja warunków premii - w wielu projektach, szczególnie badawczo-rozwojowych, dochodzi do przyznania premii. Jest to dodatkowe 10% wartości dofinansowania, które jest przyznawane pod warunkiem szerokiego udostępniania wyników projektu. Beneficjent ubiega się to na etapie składania wniosku więc obowiązek ten dotyczy tylko firm, którym taką premie przyznano. W okresie trwałości projektu należy wtedy: dokonać określonej ilości publikacji (najczęściej 3) w literaturze/czasopiśmie naukowym LUB upublicznić wyniki projektu na zasadach swobodnego dostępu. W przekazanych informacjach należy informować o uzyskanych rezultatach ale można też dokonać publikacji opracowanych rozwiązań,
- Informowanie o wynikach - Beneficjent powinien regularnie informować o wynikach projektu i jego wpływie na społeczeństwo i sektor biznesowy. Pytania z tych obszarów znajdują się formatkach raportów wymaganych przez Instytucje Finansujące. Beneficjent zobowiązany jest do składania raz w roku raportu w którym informuje o efektach wdrożenia i napotkanych problemach, jeśli takie wystąpiły. Raport ten podlega ocenie formalnej. Jednocześnie, w całym okresie trwałości należy utrzymywać przekazywanie informacji o fakcie realizacji projektu - na stronach internetowych i (jeśli tego wymaga projekt) na budynkach Beneficjenta oraz w innych miejscach realizacji projektu
- Analiza możliwości rozszerzenia projektu o kolejne innowacje - często zdarza się sytuacja w której jedna innowacja lub innowacyjna inwestycja otwiera szereg nowych możliwości. W sytuacji w której projekt zakończył się sukcesem a jednocześnie wymaga dalszych prac, które można zakwalifikować jako innowacyjne prace B+R, można ubiegać się o dofinansowania na realizacje kolejnych projektów. Wyniki i rezultaty pierwotnego projektu mogą stanowić podstawę i punkt wyjścia do realizacji dalszych prac i projektów dofinansowanych - najczęściej nie ma ku temu przeciwskazań formalnych.
Okres trwałości
Okres trwałości jest czymś o czym Beneficjenci bardzo często zapominają lub nie zdają sobie do końca sprawy z obowiązków jakie muszą zrealizować w tym czasie. W przeciągu tych, najczęściej 5 lat, po zakończeniu projektu należy skupić się takim wdrożeniu wyników projektu, które zapewni osiągniecie zadeklarowanych na samym początku oczekiwanych rezultatów. Beneficjent jest oczywiście zwalniany z odpowiedzialności za nieosiągnięcie celów w sytuacji pojawienia się obiektywnych trudności tj. np. kryzys czy załamanie rynku lub istotne zmiany prawne uniemożliwiające dotychczasową działalność. Przede wszystkim jednak warto pielęgnować i rozwijać innowacyjne postawy poprzez poszukiwanie nowych możliwości rozwoju na drodze innowacji.
