W większości przypadków, zlecenie firmie doradczej procesu przygotowania wniosku o dofinansowanie jest naturalnym wyborem ze względu na złożoność i niejasność przepisów oraz wytycznych dotyczących konkretnego programu finansowego.
Firmy doradcze posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, co pozwala im na skuteczne poradzenie sobie z różnymi trudnościami i problemami, które mogą pojawić się podczas przygotowywania wniosku. Przede wszystkim też, najczęściej osoby zajmujące się tym na co dzień znają nieoczywiste regulacje i przepisy jakie wniosek musi spełniać. Dzięki temu zlecenie zadania firmie doradczej może zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zwiększyć szanse na otrzymanie pożądanej dotacji.
O co należy zadbać współpracując z firmą doradczą?
Klasycznym błędem jest jednak założenie, że zlecenie firmie doradczej zadania przygotowania wniosku oraz pozyskania dofinansowania powoduje, że wszystko zostanie już wykonane właściwie. Procesem przygotowania projektu czy inwestycji pod dofinansowanie zajmować się można na różne sposoby i w różnym zakresie. Najczęściej jednak w firmy doradcze znają się na aspektach formalno-administracyjnych i tylko w tym obszarze są w stanie realnie wesprzeć składającego.
To z kolei oznacza, że szykując projekt we współpracy z firmą doradczą należy samodzielnie zadbać o takie rzeczy jak:
- Przedmiot prac badawczych i rozwojowych - należy dokładnie określić przedmiot projektu, czyli cel, który ma być zrealizowany dzięki przyznanemu dofinansowaniu. Współpracując z firmą doradczą, należy dostarczyć jej szczegółowe informacje na temat planowanych prac badawczych i rozwojowych, aby pomogła w dopracowaniu projektu i spełnieniu wymogów konkursowych. Nie należy się jednak spodziewać doradztwa w zakresie poprawności sformułowanych na gruncie technicznym, inżynierskim czy biznesowym. Samodzielnie należy również zdefiniować CO stanowi pierwiastek B+R lub innowacji w projekcie oraz zaplanować JAK można go osiągnąć.
- Kadra zarządzająca - należy dokładnie określić, kto będzie odpowiedzialny za realizację projektu. Współpracując z firmą doradczą, należy określić, jakie umiejętności i doświadczenie będą wymagane od kadry zarządzającej i inżynierskiej, aby zapewnić skuteczną realizację projektu i pozytywną jego ocenę. Ostateczna, techniczna a nie formalna, ocena kompetencji należy jednak do składającego. Zalecamy również samodzielne pozyskanie wymaganych zasobów ludzkich na tym polu wraz z wnikliwą analizą kompetencji. Kompetencje i ciągłość zatrudnienia tych osób ma istotny wpływ na rezultat projektu. Stanowczo odradzamy ślepe zawierzanie rekomendacjom osobowym firm doradczych, które już zdecydowałyby się kogoś polecić - co już jest bardzo rzadkim zjawiskiem.
- Kadra inżynierska - problem analogiczny jak ten wymieniony powyżej. Tyczy się jednak osób bezpośrednio wykonujących projekt. Ich wiedza i kompetencje również podlegają ocenie na etapie oceny wniosków z modułem B+R. W przypadku projektów inwestycyjnych nie jest to oceniane ale ma jeszcze większe znaczenie. Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za wykonanie opisanych zadań są jednocześnie odpowiedzialne za reagowanie na odstępstwa i problemy, które na pewno się pojawią w toku realizacji. Zrealizowanie dobrego projektu w zakresie Przemysłu 4.0 nie jest możliwe bez zaangażowania inżynierów z doświadczeniem - niezależnie czy w strukturach firmy czy jako zewnętrzne firmy i doradcy. Firmy doradcze nie są w stanie ocenić kompetencji ludzi od których zależy powodzenie realizacji projektu.
- Podział zadań - istotnym elementem przygotowania projektu jest określenie podziału zadań w zespole odpowiedzialnym za realizację projektu. Współpracując z firmą doradczą, należy dokładnie określić, jakie zadania będą realizowane przez poszczególnych członków zespołu, aby zapewnić skuteczną koordynację prac. Nie należy jednak liczyć na merytoryczną (techniczną) ocenę prawidłowości dokonano podziału oraz realności jego wykonania. Nierzadko zdarzają się sytuacje w której nie można dokonać zmian w harmonogramie projektu, dlatego błąd na tym etapie może nawet uniemożliwić realizację projektu.
- Techniczna ocena wykonalności celu - przed przystąpieniem do przygotowania projektu należy dokładnie ocenić techniczną wykonalność celu. Samodzielnie, w zespole inżyniersko-menedżerskim, należy dokładnie omówić techniczne aspekty projektu i ocenić, czy cel jest możliwy do zrealizowania z dostępnymi zasobami i technologiami. Należy przy tym wziąć pod uwagę opinię możliwie dużej ilości interesariuszy wewnątrz firmy w tym np. finansów czy kadr.
- Techniczna ocena wydatków i budżetu - aby projekt miał szansę na uzyskanie dofinansowania, należy dokładnie określić koszty i budżet projektu. Firmy doradcze są w stanie przeanalizować plany budżetowe pod kątem obowiązujących przepisów i ograniczeń finansowych. Rolą składającego wniosek jest ocena czy dane ograniczenia pozwalają na realizację projektu zgodnie z założeniami i czy obowiązujące ograniczenia nie wpłyną negatywnie na zwiększenie się niebezpieczeństwa nieosiągnięcia celów projektu.
Przygotowanie projektu dofinansowanego to proces wymagający nie tylko znajomości przepisów, wytycznych oraz umiejętności pisarskich, ale także szerokiej wiedzy technicznej. Dobrze przygotowany projekt dotacji przemysłu 4.0 wymaga bowiem rzetelnej analizy technicznej, co jest niemożliwe bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
Dodatkową wartość wnosi możliwość samodzielnej oceny kompetencji zespołu skompletowanego do realizacji projektu. Zespół projektowy powinien składać się z ekspertów posiadających wiedzę techniczną i doświadczenie w branży, której projekt dotyczy. Bez tego, nawet najlepszy wniosek o dofinansowanie może zostać odrzucony z powodu braku wiarygodnych argumentów technicznych. Najgorsze jednak jest to, że dobry pomysł może być nierealizowalny, mimo przyznanych środków, z powodu błędów koncepcyjnych i braku kompetencji technicznych na etapie przygotowywania wniosku.
To jest właśnie powód dla którego my, jako NIXAL, samodzielnie przygotowujemy wnioski i wspieramy naszych klientów w pełnym zakresie przygotowań. Ale o tym opowiem innym razem… 🙂
