Realizacja dofinansowanego projektu jest istotnym etapem, który wymaga odpowiedniego planowania i zarządzania. Aby osiągnąć zamierzone cele, niezbędne jest przygotowanie się do procesu w sposób odpowiedzialny i skrupulatny. Wyznaczenie celów projektu, dobra organizacja działań, kontrola kosztów oraz regularne raportowanie postępów to kluczowe elementy, które powinny zostać uwzględnione już na etapie planowania projektu. W poniższym artykule przedstawione zostanie 13 kroków, które należy zrealizować w celu właściwego przeprowadzenia i rozliczenia projektu finansowanego zewnętrznie.
Na co zwrócić uwagę podczas planowania i zarządzania projektem?
Poniższej listy nie należy traktować w sposób chronologiczny.
Szereg czynności, z wymienionych poniżej, powinno zostać wykonanych na długo przed podpisaniem umowy o dofinansowanie lub nawet złożeniem wniosku.
Należy jednak założyć, że projekt podlega ciągłym zmianom i w związku z tym czynności te będzie należało powtórzyć lub przynajmniej zwalidować poprawność wykonania na późniejszym etapie. Z tego właśnie powodu poniższą listę można traktować jako źródło inspiracji do ciągłego doskonalenia w realizacji zadań projektowych:
1. Przygotuj i podpisz umowę o dofinansowanie – Umowa o dofinansowanie to dokument, który określa zasady realizacji projektu, w tym cele, zakres prac, harmonogram, budżet i zasady rozliczania kosztów.
2. Utwórz zespół projektowy i wyznacz lidera projektu – Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania oraz lidera, który będzie koordynował pracę zespołu i zapewni, że projekt będzie realizowany zgodnie z harmonogramem. W przypadku gdy zostało to już wykonane wcześniej warto upewnić się co do dostępności poszczególnych osób w najbliższym czasie i/lub zmodyfikować plany wg. zmian.
3. Opracuj harmonogram i plan projektu – harmonogram to kluczowy element projektu, który określa terminy realizacji poszczególnych działań, a także pozwala na kontrolę postępów i weryfikację zgodności z pierwotnym planem. Przy założeniu przestrzegania ogólnych zasad projektów tj. np. maksymalny czas trwania projektu, harmonogram może się zmieniać w toku realizacji, dlatego jego ciągłe monitorowanie jest tak istotne.
4. Określ kryteria jakościowe projektu – kryteria jakościowe projektu powinny zostać określone na etapie planowania, aby umożliwić monitorowanie postępów i kontrolowanie jakości realizacji projektu. Kryterium jakościowym są m.in kamienie milowe projektu zapisane np. we wniosku o dofinansowanie.
5. Przygotuj raporty okresowe i końcowe – raporty okresowe i końcowe są niezbędne dla monitorowania postępów projektu i informowania o wynikach osiągniętych w ramach projektu. Obecne wymogi w tym zakresie są mniej restrykcyjne i często można się ograniczyć do 1-2 rzetelnych raportów roku.
6. Kontroluj budżet projektu – kontrola budżetu pozwala na monitorowanie wydatków i dostosowanie działań w przypadku przekroczenia założonego budżetu. Warto mieć świadomość, że w obliczu koniecznych zmian w realizacji, dopuszczalne są, nierzadko nawet daleko idące, zmiany w budżecie projektu. Nie można jedynie zwiększyć ogólnego poziomu dofinansowania.
7. Monitoruj postępy projektu – monitorowanie postępów projektu umożliwia śledzenie realizacji planu projektu i dostosowanie działań w przypadku odchylenia od planu. Jest to najczęściej zadanie kierownika projektu, choć nierzadko kluczowa jest tu też rola sponsora projektu – np. zarządu spółki. Łatwo jest bowiem stracić z oczu cel kluczowy.
8. Wdrażaj plan zarządzania ryzykiem – plan zarządzania ryzykiem pozwala na minimalizację wpływu potencjalnych zagrożeń na realizację projektu poprzez odpowiednie przewidywanie, ocenę i kontrolę ryzyk. Dzięki niemu, w odpowiednim momencie możliwe będzie zatrzymanie projektu lub wprowadzenie kluczowych zmian.
9. Przeprowadź badania i testy – badania i testy są niezbędne do sprawdzenia wykonalności i skuteczności projektu, a także do weryfikacji osiągniętych wyników. Są to niezbędne działania zapisane w samym projekcie, które muszą być wykonane w celu otrzymania ustalonego poziomu dofinansowania. Efekty tych prac muszą znaleźć się w stosownych raportach.
10. Dostosuj projekt do potrzeb i wymagań odbiorców – projekty badawczo-rozwojowe mają bowiem tę zasadniczą wadę, że mogą być realizowane w oderwaniu od potrzeb rynkowych. By nie zostać ze świetnymi wynikami lub rozwiązaniem, którego nikt nie potrzebuje koniecznym jest, już na etapie prowadzenia prac, monitorowanie sytuacji rynkowej i oczekiwań klientów. Dzięki temu, możliwe jest wprowadzenie stosownym modyfikacji w pracach, które poskutkują rynkowym sukcesem projektu.
11. Przeprowadź audyt projektu – audyt projektu pozwala na weryfikację poprawności realizacji projektu, a także na wykrycie i rozwiązanie problemów. Realizowany jest on najczęściej przez instytucje zewnętrzne. Wymagany jest dla projektów powyżej określonej w danym roku wartości budżetu (z reguły pow. 2 mln dofinansowania). Jest to audyt stricte formalny i osoby go przeprowadzające nie doradzają w kwestiach merytorycznych. Audyt wykonywany jest w drugiej połowie czasu realizacji projektu (wymagany) oraz po jego zakończeniu (opcjonalny).
12. Przeprowadź ewaluację projektu – ewaluacja projektu umożliwia ocenę osiągniętych wyników, a także identyfikację potencjalnych obszarów do usprawnienia w przyszłych projektach. Bardzo trudno jest bowiem wykonać od razu pierwszy projekt, zgodnie z planem i bez potknięć.
13. Zachowaj dokumentację projektu – dokumentacja projektu powinna być zachowana w celu zapewnienia poprawności rozliczeń finansowych i umożliwienia weryfikacji wyników projektu. Jest to najczęściej nawet ważniejsze niż same efekty merytoryczne projektu i należy do tego podejść z maksymalną możliwą starannością.
Właściwe zrealizowanie i rozliczenie projektu dofinansowanego wymaga dokładnego planowania, koordynacji działań wielu zespołów i osób oraz skrupulatnego monitorowania wydatków. Zespół projektowy powinien działać zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz na bieżąco monitorować realizację projektu w obszarze przemysłu 4.0. Z punktu widzenia formalności, kluczowe jest dokładne prowadzenie dokumentacji projektowej, a także jej terminowe składanie w odpowiednich instytucjach. Wszystkie te czynniki łącznie wpływają na powodzenie projektu, dlatego tak ważne jest, aby każdy etap realizacji projektu był prowadzony z najwyższą starannością i zgodnie z przyjętymi zasadami.
