Za nami już 3 z 4 części naszej sagi w której mówię o tym co powinna zawierać kompleksowa oferta od integratora na system zrobotyzowany lub linię produkcyjną.
Z ostatniego odcinka mogliście dowiedzieć się m.in.:
1) Jak zjeść słonia? czyli dlaczego nie zawsze warto rzucać się od razu do podpisywania umowy na cały zakres realizacji?
2) Dlaczego tak ważny jest harmonogram realizacji projektu oraz dlaczego trzeba go zrobić ponownie gdy rozpocznie się już realizacje?
3) Dlaczego jest bardziej niż pewne, że w trakcie wdrożenia wiele rzeczy pójdzie nie tak jak sobie zaplanowaliśmy?
4) Jakie korzyści płyną z umownego rozdzielenia kwestii gwarancji i serwisu od głównej umowy dostawy? Oraz
5) Kiedy warto kupić maszynę z Chin zamiast szukać Polskiego dostawy?
Dziś, zanim to wszystko domkniemy klamrą i jakąś formą podsumowania omówimy sobie krótko kilka mniej oczywistych elementów oferty. A będą to: Standardy wykonania, case studies i referencje, podstawowe wyłączenia oraz kryteria SAT/FAT.
Mam więc dziś do omówienia aż 4 rzeczy więc nie przedłużając, zapraszam do części merytorycznej.
W dużych firmach i zakładach produkcyjnych, często noszących pewne znamiona korporacji, czymś normalnym i na porządku dziennym są jasno określone standardy na wszystko. W tym na rodzaj stosowanych komponentów automatyki, jednostek napędowych czy nawet sposób zabezpieczania elementów stalowych przed korozją. Posiadanie takich standardów (zakładając oczywiście, że ujawnia się je potencjalnemu dostawcy na etapie ofertowania) jest ogromnym ułatwieniem dla integratora w procesie kalkulacji rozwiązania. Jednocześnie też znacząco utrudnia nieuczciwą konkurencję na polu jakości wykonania pomiędzy dostawcami.
Nie wszystko jednak da się w takim standardzie zawrzeć. Czasami ma on też formę całkowicie zwyczajową lub ustną i jest przekazywany bezpośrednio każdemu zainteresowanemu. Z kolei w firmach z grupy MŚP (najcześciej) takiego standardu w ogóle nie ma bo nie było kiedy go stworzyć.
Dlatego należy założyć, że absolutnym minimum w zakresie dobrych praktyk jest załączenie do oferty prostej tabelki precyzującej producenta i typ komponentów stosowanych przy budowanie rozwiązania. Proste ale jednocześnie ultra przejrzyste rozwiązanie. Zawsze jeśli kogokolwiek będzie interesowało coś co nie zostało w takiej tabelce zawarte, można ją uzupełnić lub rozszerzyć.
Jeśli jednak w zakresie standardów wykonania chcielibyśmy wszystko uszczegółowić „na bogato” to raczej nie robi się już tego w ramach standardowej ofert a bardziej w wyniku projektów audytowi-koncepcyjnych. Wtedy standardy można uzupełnić o takie elementy jak:
1) Specyfikacje Techniczne
Czyli dokładne wymagania dotyczące użytych materiałów, komponentów, urządzeń oraz oprogramowania. W tym też wymagania dotyczące tolerancji technicznych, wydajności, niezawodności i trwałości komponentów systemu.
2) Normy Jakości
Czyli Określenie standardów jakościowych, do których muszą być dostosowane wszystkie elementy systemu, np. ISO 9001 dla systemów zarządzania jakością. W tym też wymagania dotyczące kontroli jakości w trakcie produkcji i montażu.
3) Bezpieczeństwo i Ergonomia
Normy bezpieczeństwa pracy, z którymi musi być zgodny system, np. dyrektywy maszynowej UE oraz wymagania dotyczące ergonomii stanowisk pracy i bezpieczeństwa użytkowników. Tu warto wspomnieć, że niby przepisy są jednakowe dla wszystkich ale oczekiwania działów BHP na tym polu potrafią się drastycznie różnić.
4) Zgodność z Przepisami i Normami
czyli po prostu… Informacje o zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami prawnymi, normami branżowymi i standardami środowiskowymi.
Podsumowując więc krótko Standardy wykonania są fundamentem, na którym opiera się zaufanie między dostawcą a klientem, zapewniając, że finalny produkt będzie zgodny z oczekiwaniami i potrzebami zamawiającego. Poprawiają one transparentność całego procesu decyzyjnego, są podstawą do weryfikacji oraz akceptacji ofert a jednocześnie zmniejszają ryzyko obu stron potencjalnej transakcji.
Idźmy więc dalej… case studies i referencje.
Funkcje jakie pełnią one w ofercie to m.in:
1) Budowanie Wiarygodności
Demonstrują one doświadczenie i ekspertyzę dostawcy, budując jego wiarygodność i zaufanie potencjalnych klientów.
2) Stanowią dowód Kompetencji
Pokazują, że dostawca ma praktyczne doświadczenie w realizacji podobnych projektów, co może być gwarantem sukcesu przyszłych wdrożeń.
Tu również mała dygresja. Warto na te kompetencje spojrzeć szerzej. Jeśli potencjalny dostawca realizuje bardzo innowacyjne projekty w różnych branżach to prawdopodobnie zdolność do szybkiej adaptacja rozwiązań i ogólna kreatywność jest właśnie jego kompetencją. Inaczej już nie byłoby go na rynku. Jeśli więc… dostawca ma w portfolio szereg bardzo zróżnicowanych ale udanych projektów z wielu różnych branż to odrzucenie go tylko dlatego, że nie ma doświadczenia tylko w tej jednej branży, która aktualnie nas interesuje, nie do końca jest właściwym postępowaniem. Może być… ale rzadko kiedy jest. Ten dostawca prawdopodobnie nie miał, żadnego doświadczenia w żadnej z branż w których zrealizował wcześniejsze projekty – a jednak sobie poradził. Warto więc dać mu szansę.
Nie mówimy tu jednak o sytuacji gdy to doświadczenie z innej branży ogranicza się tylko do jednej, max 2 innych w których potencjalny dostawca realizował bardzo powtarzalne projekty – to zupełnie inna sytuacja.
Idźmy dalej – kolejna funkcja jaką pełnią case studies i referencje.
3) Stanowią Źródło Inspiracji
Trochę w nawiązaniu do tej dygresji o której mówiłem przed chwilą, przykłady wcześniejszych realizacji mogą służyć jako źródło inspiracji dla klientów, wskazując na możliwe rozwiązania ich własnych problemów biznesowych na które nie wpadli wcześniej sami i nikt inny ich nie zaproponował.
4) Ułatwienie Decyzji
Oczywistym jest, że referencje w formie przykładów skutecznych wdrożeń automatyzacji pomagają potencjalnym klientom w podjęciu decyzji o wyborze dostawcy, dostarczając konkretne przykłady sukcesów i rozwiązań problemów.
5) Wzmocnienie Propozycji Wartości
Case study i referencje podkreślają wartość, jaką dostawca może dostarczyć, prezentując realne korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia oferowanych rozwiązań. Mogą też ukazywać standard projektowania i wykonywania rozwiązań prezentowany przed potencjalnego dostawcę.
Case study i referencje są więc istotnym elementem oferty, który nie tylko podkreśla doświadczenie i umiejętności dostawcy, ale również stanowi konkretny dowód na skuteczność proponowanych rozwiązań, przekonując klientów do wyboru danej firmy jako partnera w realizacji projektu.
Idziemy zatem do kolejnego punktu oferty o którym wspomniałem na początku czyli potencjalnych wyłączeń z zakresu oferty.
I tu znowu – jakie funkcje pełnią takie wyłączenia i dlaczego koniecznie powinny one znaleźć się w ofercie.
- Definiowanie Granic Projektu – Wyraźnie określają, co jest wyłączone z oferty, pomagając uniknąć nieporozumień i fałszywych oczekiwań ze strony klienta. Dzięki temu obie strony mają jasność co do zakresu prac i odpowiedzialności.
- Wyłączenia zapobiegają Rozszerzeniu Zakresu Prac ( tzw. Scope Creep): Które to z kolei może prowadzić do dodatkowych kosztów i opóźnień. Klient i dostawca mają wyraźnie określone, za co odpowiadają i co zostanie zrealizowane a co NIE.
- Ochrona Przed Nieoczekiwanymi Zobowiązaniami: Dostawca przez wyłączenia z zakresu chroni się przed nieoczekiwanymi zobowiązaniami finansowymi lub operacyjnymi, jasno określając, za które aspekty projektu nie ponosi odpowiedzialności.
- Umożliwienie Realistycznej Wyceny: Poprzez wykluczenie pewnych elementów z oferty, dostawca może dokładniej oszacować koszty i czas realizacji projektu, co przekłada się na bardziej konkurencyjne i realistyczne oferty.
- Podstawa do Negocjacji: Elementy wyłączone z oferty mogą stanowić punkt wyjścia do negocjacji z klientem, jeśli ten wyrazi chęć rozszerzenia zakresu projektu o dodatkowe usługi lub produkty. Tu należy jednak pamiętać, że Ci rozsądni integratorzy wyłączają ze swojego zakresu tylko absolutnie niezbędne minimum czyli te obszary, które znajdują się poza ich normalnym zbiorem kompetencji. Tj. Np. Praca ze średnim lub wysokim napięciem, prace budowlane czy rozbiórkowe. Próba „dorzucenia” tego zadania integratorowi będzie się wiązała oczywiście ze zdjęciem odpowiedzialności z głównego inwestora/nabywcy ale jednocześnie należy mieć się świadomość, że koszt tych prac zostanie powiększony o marżę i koszty zarządzania po stronie inżyniera. Choć czasem i to może się opłacać.
- Zapewnienie Przejrzystości: Wyłączenia dostarczają klientowi pełnego obrazu oferty, umożliwiając mu dokonanie świadomej decyzji na podstawie kompletnej informacji o tym, co jest zawarte w projekcie, a co nie.
- Ustalenie Oczekiwań: Wspomagają w ustalaniu realistycznych oczekiwań na wczesnym etapie projektu, co pomaga w budowaniu pozytywnych relacji między dostawcą a klientem.
Tak jak wszystkie inne wcześniej wymienione przeze mnie elementy, również są istotnym elementem w procesie ofertowym, pozwalającym na uniknięcie nieporozumień i konfliktów, zapewniając jednocześnie, że obie strony mają wspólne rozumienie co do zakresu i warunków realizacji projektu.
I tu płynnie przechodzimy do ostatniego wymienionego przeze mnie punktu oferty czyli kryteriów FAT i SAT.
Kryteria odbiorów FAT (Factory Acceptance Test) i SAT (Site Acceptance Test) pełnią kluczową rolę w procesie realizacji projektów, szczególnie tych związanych z zaawansowanymi technologicznie systemami, takimi jak zrobotyzowane linie produkcyjne. Obejmują one zbiór testów, procedur i standardów, które muszą być spełnione, aby system mógł zostać formalnie zaakceptowany przez klienta. Czym w ogóle jest ten FAT i SAT?
FAT czyli Factory Acceptance Test.
FAT ma na celu zweryfikowanie, czy system lub komponent spełnia wszystkie ustalone specyfikacje techniczne i funkcjonalne przed wysyłką do miejsca instalacji u klienta. Testy te są przeprowadzane w obiektach producenta. Zakres jaki obejmuje FAT to:
-Kompletna weryfikacja funkcjonalności systemu, w tym testy wydajności, bezpieczeństwa i zgodności z dokumentacją techniczną.
-Sprawdzenie zgodności z wymaganiami technicznymi i specyfikacjami zawartymi w umowie.
-Testy interfejsów i integracji z innymi systemami (jeśli dotyczy).
SAT czyli Site Acceptance Test.
SAT przeprowadzany jest po zainstalowaniu systemu w miejscu docelowym, aby upewnić się, że działa on zgodnie z oczekiwaniami w rzeczywistych warunkach operacyjnych. Testy te służą ostatecznej weryfikacji i akceptacji systemu przez klienta. Zakres jaki obejmuje SAT to:
-Testowanie działania systemu w środowisku, w którym będzie on używany, w tym testy pod obciążeniem i w różnych scenariuszach operacyjnych.
-Sprawdzenie, czy instalacja i konfiguracja systemu zostały wykonane prawidłowo.
-Weryfikacja zgodności systemu z lokalnymi normami i przepisami.
Ogólna Funkcja FAT i SAT nie ogranicza się jedynie do oferty, a jej właściwe miejsce jest w umówię na zakup lub dostawę. Dobrze zdefiniowane kryteria FAT i SAT:
-Gwarantują, że dostarczony system spełnia wszystkie ustalone wymagania i jest gotowy do użytku.
-Pomagają zminimalizować ryzyko problemów operacyjnych, zapewniając, że ewentualne wady zostaną wykryte i naprawione przed finalnym odbiorem.
-Stanowią formalną podstawę do akceptacji projektu przez klienta, co jest kluczowe dla finalizacji procesu sprzedaży i rozliczeń.
-Przyczyniają się do budowania zaufania między dostawcą a klientem poprzez transparentność procesu weryfikacji i akceptacji.
Kryteria odbiorów FAT i SAT są więc niezbędnym elementem całego procesu wdrożenia i uruchomienia rozwiązania który zapewnia, że wszelkie wątpliwości co do działania systemu zostaną wyjaśnione przed jego ostatecznym wdrożeniem, zwiększając satysfakcję klienta i zapewniając sukces projektu.
Ufff… dobrnęliśmy.
Można by tu mnożyć jeszcze elementy jakie mogą pojawiać się w ofertach. Moglibyśmy już na tym etapie precyzować sposób zarządzania projektem albo inne administracyjne szczegóły – ale w większości przypadków nie ma to sensu.
Krótko więc wymienię wszystkie elementy jakie wymieniłem i omówiłem w całej tej 4-odcinkowej sadze.
Zatem… w kompleksowej ofercie od integratora należałoby się spodziewać, że będzie się znajdować:
Mapa procesu
Rysunki rozwiązania zarówno w 2D jak i 3D
Animacje pokazujące system w ruchu
Symulacje zrealizowane w specjalnych środowiskach programistycznych robotów
Cyklogram z dokładnym rozpisaniem czasów operacji
Kosztorys
Harmonogram realizacji
Warunki gwaranacji i serwisu
Analiza zwrotu z inwestycji obejmująca obustronnie przyjęte założenia
Oraz omówione dzisiaj…
Standardy wykonania, case studies i referencje, podstawowe wyłączenia oraz kryteria SAT/FAT.
I to chyba tyle.
Jeśli więc otrzymałeś ofertę na rozwiązanie, które nie zawiera wymaganych elementów to istnieją przynajmniej dwie możliwości…
Opcja 1 – nie masz do czynienia z profesjonalistą a z garnżowcem amatorem
Opcja 2 – z różnych powodów, integrator, nawet szanowany i profesjonalny, zakwalifikował Twój proces jako zbyt skomplikowany i za wykonanie części prac będzie oczekiwać wynagrodzenia.
Ta druga sytuacja w perspektywie roku, maksymalnie dwóch, stanie się standardem więc śpieszmy się doceniać kompleksowe, darmowe oferty i koncepcje 🙂
I to tyle na dziś.
Jeśli się Wam podobało to wiecie co zrobić. Zostawcie łapkę w górę i zasubskrybujcie mój kanał na YT, Spotify czy apple podcasts – gdzie Wam wygodnie i gdzie aktualnie tego słuchacie. A tymczasem, życzę Wam spokojnego dnia i do usłyszenia za tydzień.
Cześć.
