Ostatnio mówiliśmy o dobrych powodach na sięgnięcie po dotacje w obszarze przemysłu 4.0 w 2023 roku i o tym jak tych powodów szukać. Dziś będziemy o dwóch, nieco różnych aspektach:
Po 1 – jakie dane przygotować w drodze po dotacje?
I po 2 – w czym nie pomogą firmy zajmujące się pozyskiwaniem dotacji.
Zaczynajmy więc – O dotacjach na przemysł 4.0 cz 3 z 4.
Niestety, brutalna prawda jest taka, że w procesie ubiegania się o dotacje i przygotowywania wniosku posiadanie wartościowego i innowacyjnego pomysłu schodzi na trochę dalszy plan.
Paradoksalnie, najczęściej ocena formalna i administracyjna wniosku jest dużo bardziej wnikliwa i rozbudowana niż ocena merytoryczna. Co gorsza, braki formalne, które powstają na etapie przygotowywania wniosku, mogą pozostać niewykryte aż do uzyskania dofinansowania i rozpoczęcia projektu. W trakcie realizacji projektu takich zaniedbań nie da się już wstecznie naprawić i skutkować może to niemożliwością wykonania błędne opracowanych zadań lub, w skrajnym przypadku, niemożliwością osiągnięcia rezultatów i realizacji całego projektu.
Aby uniknąć tego typu problemów, poniżej przedstawiamy listę informacji jakie należy zebrać aby możliwie właściwe i sprawnie przygotować dobry wniosek o dofinansowanie na przemysł 4.0. Wyszło tego „ledwie” 16 punktów:
- Zwięzły tytuł projektu lub inwestycji – dobrze jest gdy tytuł projekt nie jest enigmatyczny i w czytelny sposób mówi już o tym co będzie zrobione lub zbadane.
- Krótkie streszczenie projektu – na tym etapie najlepiej krótko wspomnieć o dwóch rzeczach tj. Planowanych do wykonania zadaniach i/lub inwestycjach oraz oczekiwanych rezultatach tych działań.
- Informacje o podmiocie składającym wniosek – opis przedmiotu działalności firmy. Warto wspomnieć o historii działalności firmy oraz jej przyszłych planach w które przewidywany do realizacji projekt się wpisuje. Koniecznie należy wspomnieć o potencjale firmy do wzrostu z udokumentowaniem źródeł tego potencjału tj. np. Pozycja rynkowa, produkt, kadra, know how lub inne.
- Dane finansowe – O dotacje ubiegać mogą się jedynie przedsiębiorstwa w dobrej kondycji finansowej dlatego tak ważne jest wykazanie tego oceniającym. Dodatkowo, im lepsze wyniki za ubiegłe lata tym większa szansa na możliwość zaliczkowego finansowania projektu bez dodatkowych zabezpieczeń. Na tym etapie najlepiej posiadać dane finansowe w postaci Rachunku Zysków i Strat oraz Bilansu za ostatnie 3 lata.
- Opis problemu, który projekt ma rozwiązać – opis ten powinien być możliwie najbardziej merytoryczny. Można w tym miejscu (lub punkcie poniżej) przytoczyć istniejące lub alternatywne sposoby rozwiązania tego problemu o których wiedzę pozyskano np. W drodze poszukiwania w literaturze lub researchu rynkowego.
- Opis celów projektu oraz sposobu ich realizacji – w tym miejscu warto zastanowić się i przedstawić wiarygodną i popartą naukowymi faktami wizję możliwego sposobu rozwiązania problemu. Przygotowanie tego punktu najlepiej powierzyć, przynajmniej częściową, osobom z doświadczeniem naukowym lub doświadczeniem w realizacji innych projektów B+R.
- Podział na zadania wraz opisem – w następstwie poprzedniego punktu, realizację założonego celu należy rozpisać na kilka (najlepiej 2-8) zadań. W ramach każdego z zadań należy ustalić kamienie milowe świadczące o osiągnięciu założonego, w danym zadaniu, rezultatu oraz możliwie precyzyjnie opisać konieczne do wykonania zadania.
- Plan finansowy projektu wraz z kosztorysem – plan przewidujący główne koszty wraz z uzasadnieniem i dokumentacja potwierdzają rzetelną wycenę zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym z „zasadą konkurencyjności”). Plan ten powinien być spójny z zadaniami i każdy koszt powinien być zaszeregowany do konkretnego zadania.
- Harmonogram projektu – część projektu spójna z opisem zadań. Projekty należy planować najczęściej na max 36 miesięcy lub krócej a poszczególne zadania na przygotowanych wykresie Ganta muszą być ułożone w logicznym ciągu następstw.
- Plan działań promocyjnych i marketingowych – dotacjami można i należy się chwalić. Oprócz informowania o otrzymanych środkach warto też zaplanować działania promocyjno-marketingowe w taki sposób aby miały szansę przyczynić się one do realizacji celu projektu -np. Sprzedaży wypracowanych rozwiązań.
- Informacje kadrowe – przede wszystkim informacje o zaangażowanej kadrze specjalistów. W pierwszej kolejności należy wykazać doświadczenie zespołu w realizacji tego typu projektów a zarządzanie projektem powierzyć osobie, która z powodzeniem skończyła min. 1-2 takie projekty.
- Plan zarządzania projektem – głównie w zakresie metodologii. Dziś oczywiście większość projektów realizowanych jest zgodnie z zasadami metodyk zwinnych dlatego koniecznie należy tu ująć sposoby reagowania na negatywne lub nieprzewidzianie odstępstwa od założonego sposobu realizacji.
- Zwrot z inwestycji – należy wykazać zwrot z inwestycji ujmując koszty dotacji jak własne. Zwrot powinien wystąpić w okresie 3-5 lat. Należy wykazać koszty o potencjalne korzyści z wdrożenia innowacji w tym okresie, które składają się na ostateczny zysk.
- Oczekiwane rezultaty i ich wpływ na społeczność lub środowisko – z dofinansowania wykluczone są projekty, których wpływ na środowisku nie jest przynajmniej ujemny dlatego, jeśli to konieczne lub pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości warto w udokumentowany sposób przedstawić korzystne rezultaty projekty. Także w aspekcie środowiskowym.
- Informacje o potencjalnych źródłach finansowania projektu spoza dofinansowania – najczęściej o dofinansowanie firmy ubiegają się gdy nie mają wystarczającej ilości środków lub nie mogą ich w danej chwili zaangażować w dane przedsięwzięcie. Przede wszystkim jednak należy wykazać źródło pochodzenia środków na wkład własny projektu. Jeśli są to własne środki to nie są wymagane rozbudowane uzasadnienia.
- Załączniki (np. dokumenty potwierdzające status podmiotu składającego wniosek, umowy, certyfikaty) – zależnie od konkursu, na różnym etapie może pojawić się potrzebo uzupełnienia dodatkowych dokumentów.
Wymienione przeze mnie wymagania odnoszą się głównie, ale nie tylko, do projektów posiadających w sobie element prac badawczych i/lub rozwojowych – w modułach projektów FENG zwany „Modułem B+R”. Jest to najbardziej rozbudowany merytorycznie moduł, przez co wymaga największych nakładów w fazie przygotowania.
Projekty nie obejmujące prac B+R kładą mniejszy nacisk na obszary związane z kadrą i prowadzeniem prac. W dalszym ciągu, równie istotne jest realizowanie wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi konkursowymi – czyli te wymienione punkty będą miał jak najbardziej duże znaczenie.
Pamiętam gdy ja po raz pierwszy chciałem ubiegać się o dofinansowanie na realizację innowacyjnego projektu. Z jednej strony przytłaczał mnie nadmiar informacji, ogólnie dostępnych wytycznych i regulaminów a z drugiej… i tak nic z tego nie rozumiałem.
Chyba każdy kto przymierza się do Swojego pierwszego projektu R&D, a nie miał do czynienia wcześniej z projektami dofinansowanymi, w tym momencie skupia się na znalezieniu firmy doradczej. No bo w końcu taka firma to ogarnie.
No nie do końca.
W większości przypadków, zlecenie firmie doradczej procesu przygotowania wniosku o dofinansowanie jest naturalnym wyborem ze względu na złożoność i niejasność przepisów oraz wytycznych dotyczących konkretnego programu finansowego.
Firmy doradcze posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, co pozwala im na skuteczne poradzenie sobie z różnymi trudnościami i problemami, które mogą pojawić się podczas przygotowywania wniosku. Przede wszystkim też, najczęściej osoby zajmujące się tym na co dzień znają nieoczywiste regulacje i przepisy jakie wniosek musi spełniać. Dzięki temu zlecenie zadania firmie doradczej może zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zwiększyć szanse na otrzymanie pożądanej dotacji.
Klasycznym błędem jest jednak założenie, że zlecenie firmie doradczej zadania przygotowania wniosku oraz pozyskania dofinansowania powoduje, że wszystko zostanie już wykonane właściwie. Procesem przygotowania projektu czy inwestycji pod dofinansowanie zajmować się można na różne sposoby i w różnym zakresie. Najczęściej jednak w firmy doradcze znają się na aspektach formalno-administracyjnych i tylko w tym obszarze są w stanie realnie wesprzeć składającego.
To z kolei oznacza, że szykując projekt we współpracy z firmą doradczą należy samodzielnie zadbać o takie rzeczy jak:
Przedmiot prac badawczych i rozwojowych – należy dokładnie określić przedmiot projektu, czyli cel, który ma być zrealizowany dzięki przyznanemu dofinansowaniu. Współpracując z firmą doradczą, należy dostarczyć jej szczegółowe informacje na temat planowanych prac badawczych i rozwojowych, aby pomogła w dopracowaniu projektu i spełnieniu wymogów konkursowych. Nie należy się jednak spodziewać doradztwa w zakresie poprawności sformułowanych na gruncie technicznym, inżynierskim czy biznesowym. Samodzielnie należy również zdefiniować CO stanowi pierwiastek B+R lub innowacji w projekcie oraz zaplanować JAK można go osiągnąć.
Kadra zarządzająca – należy dokładnie określić, kto będzie odpowiedzialny za realizację projektu. Współpracując z firmą doradczą, należy określić, jakie umiejętności i doświadczenie będą wymagane od kadry zarządzającej i inżynierskiej, aby zapewnić skuteczną realizację projektu i pozytywną jego ocenę. Ostateczna, techniczna a nie formalna, ocena kompetencji należy jednak do składającego. Zalecamy również samodzielne pozyskanie wymaganych zasobów ludzkich na tym polu wraz z wnikliwą analizą kompetencji. Kompetencje i ciągłość zatrudnienia tych osób ma istotny wpływ na rezultat projektu. Stanowczo odradzamy ślepe zawierzanie rekomendacjom osobowym firm doradczych, które już zdecydowałyby się kogoś polecić – co już jest bardzo rzadkim zjawiskiem.
Kadra inżynierska – problem analogiczny jak ten wymieniony powyżej. Tyczy się jednak osób bezpośrednio wykonujących projekt. Ich wiedza i kompetencje również podlegają ocenie na etapie oceny wniosków z modułem B+R. W przypadku projektów inwestycyjnych nie jest to oceniane ale ma jeszcze większe znaczenie. Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za wykonanie opisanych zadań są jednocześnie odpowiedzialne za reagowanie na odstępstwa i problemy, które na pewno się pojawią w toku realizacji. Zrealizowanie dobrego projektu w zakresie Przemysłu 4.0 nie jest możliwe bez zaangażowania inżynierów z doświadczeniem – niezależnie czy w strukturach firmy czy jako zewnętrzne firmy i doradcy. Firmy doradcze nie są w stanie ocenić kompetencji ludzi od których zależy powodzenie realizacji projektu.
Podział zadań – istotnym elementem przygotowania projektu jest określenie podziału zadań w zespole odpowiedzialnym za realizację projektu. Współpracując z firmą doradczą, należy dokładnie określić, jakie zadania będą realizowane przez poszczególnych członków zespołu, aby zapewnić skuteczną koordynację prac. Nie należy jednak liczyć na merytoryczną (techniczną) ocenę prawidłowości dokonano podziału oraz realności jego wykonania. Nierzadko zdarzają się sytuacje w której nie można dokonać zmian w harmonogramie projektu, dlatego błąd na tym etapie może nawet uniemożliwić realizację projektu.
Techniczna ocena wykonalności celu – przed przystąpieniem do przygotowania projektu należy dokładnie ocenić techniczną wykonalność celu. Samodzielnie, w zespole inżyniersko-menedżerskim, należy dokładnie omówić techniczne aspekty projektu i ocenić, czy cel jest możliwy do zrealizowania z dostępnymi zasobami i technologiami. Należy przy tym wziąć pod uwagę opinię możliwie dużej ilości interesariuszy wewnątrz firmy w tym np. finansów czy kadr.
Techniczna ocena wydatków i budżetu – aby projekt miał szansę na uzyskanie dofinansowania, należy dokładnie określić koszty i budżet projektu. Firmy doradcze są w stanie przeanalizować plany budżetowe pod kątem obowiązujących przepisów i ograniczeń finansowych. Rolą składającego wniosek jest ocena czy dane ograniczenia pozwalają na realizację projektu zgodnie z założeniami i czy obowiązujące ograniczenia nie wpłyną negatywnie na zwiększenie się niebezpieczeństwa nieosiągnięcia celów projektu.
Przygotowanie projektu dofinansowanego to proces wymagający nie tylko znajomości przepisów, wytycznych oraz umiejętności pisarskich, ale także szerokiej wiedzy technicznej.
Dobrze przygotowany projekt dotacji przemysłu 4.0 wymaga bowiem rzetelnej analizy technicznej, co jest niemożliwe bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
Dodatkową wartość wnosi możliwość samodzielnej oceny kompetencji zespołu skompletowanego do realizacji projektu. Zespół projektowy powinien składać się z ekspertów posiadających wiedzę techniczną i doświadczenie w branży, której projekt dotyczy. Bez tego, nawet najlepszy wniosek o dofinansowanie może zostać odrzucony z powodu braku wiarygodnych argumentów technicznych. Najgorsze jednak jest to, że dobry pomysł może być nierealizowalny, mimo przyznanych środków, z powodu błędów koncepcyjnych i braku kompetencji technicznych na etapie przygotowywania wniosku.
To jest właśnie powód dla którego my, jako NIXAL, samodzielnie przygotowujemy wnioski i wspieramy naszych klientów w pełnym zakresie przygotowań. Ale o tym opowiem innym razem… 🙂
Zespół jest na tyle ważnym elementem tego typu projektów, że postanowiłem poświęcić mu większość kolejnego odcinka.
Mam nadzieję, że w po dzisiejszym, trzecim już odcinku, wiecie już w jakim zakresie możecie spodziewać się pomocy a co jednak pozostanie Wam przygotować samodzielnie.
Jeśli coś pominąłem lub macie Swoje przemyślenia albo pytania to zapraszam do pisania do mnie w tej sprawie – chętnie dopowiem lub dogram odcinek, w którym opowiem o tym o czym tu zapomniałem.
Jeśli się Wam podobało to wiecie co zrobić.
Zostawcie łapkę w górę i zasubskrybujcie mój kanał na YT, Spotify czy apple podcasts -gdzie Wam wygodnie i gdzie aktualnie tego słuchacie.
A tymczasem, życzę Wam spokojnego dnia i do usłyszenia za tydzień. Cześć.
