Jakie informacje i dane przygotować do procesu pozyskiwania dotacji na przemysł 4.0, aby osiągnąć sukces? Checklista
Niestety, w procesie ubiegania się o dotacje i przygotowywania wniosku posiadanie wartościowego i innowacyjnego pomysłu schodzi na trochę dalszy plan.
Paradoksalnie, najczęściej ocena formalna i administracyjna wniosku jest dużo bardziej wnikliwa i rozbudowana niż ocena merytoryczna. Co gorsza, braki formalne, które powstają na etapie przygotowywania wniosku, mogą pozostać niewykryte aż do uzyskania dofinansowania i rozpoczęcia projektu. W trakcie realizacji projektu takich zaniedbań nie da się już wstecznie naprawić i skutkować może to niemożliwością wykonania błędne opracowanych zadań lub, w skrajnym przypadku, niemożliwością osiągnięcia rezultatów i realizacji całego projektu.
Aby uniknąć tego typu problemów, poniżej przedstawiamy listę informacji jakie należy zebrać aby możliwie właściwe i sprawnie przygotować dobry wniosek o dofinansowanie na przemysł 4.0:
- Zwięzły tytuł projektu lub inwestycji - dobrze jest gdy tytuł projekt nie jest enigmatyczny i w czytelny sposób mówi już o tym co będzie zrobione lub zbadane.
- Krótkie streszczenie projektu - na tym etapie najlepiej krótko wspomnieć o dwóch rzeczach tj. Planowanych do wykonania zadaniach i/lub inwestycjach oraz oczekiwanych rezultatach tych działań.
- Informacje o podmiocie składającym wniosek - opis przedmiotu działalności firmy. Warto wspomnieć o historii działalności firmy oraz jej przyszłych planach w które przewidywany do realizacji projekt się wpisuje. Koniecznie należy wspomnieć o potencjale firmy do wzrostu z udokumentowaniem źródeł tego potencjału tj. np. Pozycja rynkowa, produkt, kadra, know how lub inne.
- Dane finansowe - O dotacje ubiegać mogą się jedynie przedsiębiorstwa w dobrej kondycji finansowej dlatego tak ważne jest wykazanie tego oceniającym. Dodatkowo, im lepsze wyniki za ubiegłe lata tym większa szansa na możliwość zaliczkowego finansowania projektu bez dodatkowych zabezpieczeń. Na tym etapie najlepiej posiadać dane finansowe w postaci Rachunku Zysków i Strat oraz Bilansu za ostatnie 3 lata.
- Opis problemu, który projekt ma rozwiązać - opis ten powinien być możliwie najbardziej merytoryczny. Można w tym miejscu (lub punkcie poniżej) przytoczyć istniejące lub alternatywne sposoby rozwiązania tego problemu o których wiedzę pozyskano np. W drodze poszukiwania w literaturze lub researchu rynkowego.
- Opis celów projektu oraz sposobu ich realizacji - w tym miejscu warto zastanowić się i przedstawić wiarygodną i popartą naukowymi faktami wizję możliwego sposobu rozwiązania problemu. Przygotowanie tego punktu najlepiej powierzyć, przynajmniej częściową, osobom z doświadczeniem naukowym lub doświadczeniem w realizacji innych projektów B+R.
- Podział na zadania wraz opisem - w następstwie poprzedniego punktu, realizację założonego celu należy rozpisać na kilka (najlepiej 2-8) zadań. W ramach każdego z zadań należy ustalić kamienie milowe świadczące o osiągnięciu założonego, w danym zadaniu, rezultatu oraz możliwie precyzyjnie opisać konieczne do wykonania zadania.
- Plan finansowy projektu wraz z kosztorysem - plan przewidujący główne koszty wraz z uzasadnieniem i dokumentacja potwierdzają rzetelną wycenę zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym z „zasadą konkurencyjności”). Plan ten powinien być spójny z zadaniami i każdy koszt powinien być zaszeregowany do konkretnego zadania.
- Harmonogram projektu - część projektu spójna z opisem zadań. Projekty należy planować najczęściej na max 36 miesięcy lub krócej a poszczególne zadania na przygotowanych wykresie Ganta muszą być ułożone w logicznym ciągu następstw.
- Plan działań promocyjnych i marketingowych - dotacjami można i należy się chwalić. Oprócz informowania o otrzymanych środkach warto też zaplanować działania promocyjno-marketingowe w taki sposób aby miały szansę przyczynić się one do realizacji celu projektu -np. Sprzedaży wypracowanych rozwiązań.
- Informacje kadrowe - przede wszystkim informacje o zaangażowanej kadrze specjalistów. W pierwszej kolejności należy wykazać doświadczenie zespołu w realizacji tego typu projektów a zarządzanie projektem powierzyć osobie, która z powodzeniem skończyła min. 1-2 takie projekty.
- Plan zarządzania projektem - głównie w zakresie metodologii. Dziś oczywiście większość projektów realizowanych jest zgodnie z zasadami metodyk zwinnych dlatego koniecznie należy tu ująć sposoby reagowania na negatywne lub nieprzewidzianie odstępstwa od założonego sposobu realizacji.
- Zwrot z inwestycji - należy wykazać zwrot z inwestycji ujmując koszty dotacji jak własne. Zwrot powinien wystąpić w okresie 3-5 lat. Należy wykazać koszty o potencjalne korzyści z wdrożenia innowacji w tym okresie, które składają się na ostateczny zysk.
- Oczekiwane rezultaty i ich wpływ na społeczność lub środowisko - z dofinansowania wykluczone są projekty, których wpływ na środowisku nie jest przynajmniej ujemny dlatego, jeśli to konieczne lub pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości warto w udokumentowany sposób przedstawić korzystne rezultaty projekty. Także w aspekcie środowiskowym.
- Informacje o potencjalnych źródłach finansowania projektu spoza dofinansowania - najczęściej o dofinansowanie firmy ubiegają się gdy nie mają wystarczającej ilości środków lub nie mogą ich w danej chwili zaangażować w dane przedsięwzięcie. Przede wszystkim jednak należy wykazać źródło pochodzenia środków na wkład własny projektu. Jeśli są to własne środki to nie są wymagane rozbudowane uzasadnienia.
- Załączniki (np. dokumenty potwierdzające status podmiotu składającego wniosek, umowy, certyfikaty) - zależnie od konkursu, na różnym etapie może pojawić się potrzebo uzupełnienia dodatkowych dokumentów.
Powyższe wymagania odnoszą się do projektów posiadających w sobie element prac badawczych i/lub rozwojowych – w modułach projektów FENG zwany „Modułem B+R”.
Jest to najbardziej rozbudowany merytorycznie moduł, przez co wymaga największych nakładów w fazie przygotowania.
Projekty nie obejmujące prac B+R kładą mniejszy nacisk na obszary związane z kadrą i prowadzeniem prac. W dalszym ciągu, równie istotne jest realizowanie wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi konkursowymi.
